关于会议场地，我们需要结合各方面因素去考虑。第一，会议进行的时间是多久，有些会议会只开一天，有些会议持续周期较长，这就涉及到参会者的住宿问题，住宿酒店最后离会场较近，周围设施完善，交通也比较方便的。场地预定，现场勘查在预算允许的情况下一定要做，如果有客房餐饮需求的话，也一并都看了；沟通内容里，主要就是费用和场地使用的细节，搭建时间安排在什么时候？茶歇有没有？有没有单独的VIP休息室？自助餐怎么算，多余的餐券可以退吗？客房晚宴会场一起订是否有折扣价？VIP来之前必须先拿好房卡，人一到直接进房，不能在前台等开房。

100人以内的规模，一天的会议，加前一天的接待和欢迎晚宴，加会议当天的晚宴，第二天的送机。这种类型的，如果会议就是纯室内活动，不用换场地，在同一家酒店进行，还可以节省一点点预算。但在瀚宇公关所做的相关活动，欢迎晚宴和会议论坛都会分开，因为参与人数不同，比如晚宴的参与人数只是一百人，可能第二天的会议参会人数就达到一千人，因此在这种情况的场地要各自根据具体情况来勘查及确认场地。

关于会议场地，参会人数100-300可以参考酒店较大宴会厅；参会人数达300-1000，场地可以参考小剧院（能容纳一千以内的），大型会议室，以及一些可以容纳这个人数的酒店宴会厅。如果规模达到2000以上，通常会用到体育馆、剧院、会展中心等，这些场地和五星级酒店的区别就是需要提前给他们你们的详细方案，尤其是嘉宾安排、活动流程、搭建布置，用电情况，他们有些是要走消防审批的，甚至人再多点要走公安局备案。这种规模的场地，往往不光光是开会了，可能还有其他环节，比如颁奖、演艺、演讲等等。

会议的议程是会议的指导性文件，确认会议议程，可以更加清晰详细的了解到会议前期中期及后期的进行步骤和情况。时间：会议进行时间，一天？两天？还是一周？会议中期哪个时间段干什么事情，是进行哪一个流程。需要与主办方确认扣好每一个流程的详细信息及注意事项。

车辆接待，活动所在地的车辆接待是一件很繁琐的事情，要做好了，做出逼格了，绝对比你们想象的要复杂。VVIP和VIP，专人专车，为了体现私密性和专属服务，必须一人一车，车一定要干净!!!除非对方有需求要与其他人共用一车。统一车的型号与颜色，这样显得整齐统一壮观。

VVIP和VIP的车辆路线，这个是很少有人会做的，如果你要把你的会议做高端，会议体验做好，这部分一定要做，提前到会议所在城市，进行路线彩排。从机场到酒店、酒店到会场（如有需要）、会场到机场的开车路线，在嘉宾用车的差不多的时间段，分别挑出最短路线和最不拥堵的路线。彩排的时候每车上跟一个人，记录下每个路口怎么走，总共用时。回去以后选出最佳路线，然后制作路线图，作为 VVIP和VIP的车辆司机的培训资料。每位司机必须按照路线行驶，这样车辆和嘉宾在路上的时间就非常容易掌控了。做细致的话，包括酒店停车场到酒店正门的路线所需时间这些都要做。上面这些看着容易，其实很复杂，需要租车公司的人配合完成线路彩排，我们之前经常花一周的时间就用来做路线彩排，挑出最佳路线和备用路线。这是一个需要动脑子，且繁琐的工作。

Shuttle bus，接送普通嘉宾和媒体的车，要分开，一般用到这个车的话不是中巴就是大巴了，必须保证每车等待时间不超过30分钟。然后就需要你们计算路上时间，嘉宾及媒体抵达时间，确定shuttle bus数量了，所以机票的安排很重要。安排不好就会出现一辆大巴就运一个人的情况……

那么这里做完，你就会有新的活儿要干了首先是嘉宾接待表要加上接车的内容了，VVIP及VIP的接待车辆的车牌、颜色、司机姓名、电话、shuttle bus的车牌、司机姓名、电话。

车接到人，之后就到酒店了。之前酒店说过了，VVIP VIP要提前和酒店沟通拿到房卡，他们一来就直接进房间。这些级别的老大，他们的房间必须提前准备，通常酒店会有一份小的欢迎礼物，需要和酒店确认，不行的话让他们换，或者就只上卡片，礼物我们自己上。VVIP及VIP的礼品、流程、发言稿、嘉宾证这些乱七八糟的都提前放进他们房间。房间里饮料小吃这些都准备好这个不用我教了吧。然后就是花!!!让酒店准备房间里的鲜花，必须每天换新鲜的，直到贵宾退房。普通宾客，我们通常的做法是在酒店大堂设立一个我们的活动接待台，提前将所有房卡拿到，嘉宾和媒体要分开签到（就是桌上放两个签到牌，一个是嘉宾，一个是媒体，这很简单）签完到拿完资料袋就结束了。这个接待台，最好保证一直有我们自己的人在，因为有些嘉宾真的很智障，乱七八糟的事儿都不会，要来问。服务体验就体现在有没有这个接待台了。当然，相关的话术和Q&A也要提前培训好。

礼仪，提前培训，服装要准备，妆容要统一，妆容包括发型、眼影、眼线、唇彩、指甲油、耳环、项链、发饰等，但一般正规且严肃的会议，礼仪是不能涂指甲油，染头发，戴耳环项链的。根据需求进行安排。礼仪彩排根据不同的活动要进行彩排。礼仪需要注意的主要就是有颁奖环节需要拿东西上台，这个要仔细彩排。然后就是告诉他们，不要让来宾看到她们在玩手机！吃东西喝饮料全都安排到她们的休息区，不能给来宾看到！更不能随便拿现场的小食吃，这很不专业！

保安，当会议需要用到保安的时候，说明这个档次一般都不低了，保安的话统一服装，身材发型都要尽量统一。工作职责基本就是酒店们门口接车的时候、会议现场的时候、晚宴的时候外场、还有就是VVIP休息室到会议现场的通道、以及现场我们公司的临时办公室门口。保安是需要做话术及Q&A培训的，不是光站那儿一问三不知的。有些VVIP是需要全程保安陪同的，这些保安都要跳过，形象要好，人也要聪明。